Conocer, optimizar y reducir costes en licencias SAP.
En este artículo tratamos el proceso de licenciamiento de SAP, y la optimización de recursos, para poder reducir los costes en licencias SAP.
El licenciamiento de SAP está basado en la auditoría, que puede ser de dos tipos:
- Autodeclaración o auto-auditoría: ejecutamos por nuestra cuenta los programas de medición de licencias y enviamos los resultados a SAP.
- Auditoría directa: SAP asigna a un auditor para analizar los sistemas y calcular el uso real que se le están dando.
En ambos casos se compara el resultado con lo que aparece en el contrato firmado con SAP, y si se detectan descuadres, se abre una fase de conversaciones con SAP para analizar esos descuadres, y llegar a acuerdos sobre cómo tratarlos (por ejemplo mediante pagos extra por exceso de uso).
Apuestas financieras: no con licencias
Según nuestra experiencia, es llamativo el hecho de que una gran parte de clientes de SAP afronta la auditoría de licencias con la incertidumbre propia de una apuesta, más que como un proceso controlado:
- ¿Tendremos licencias suficientes?
- ¿Cuántas Professional, o Functional tendré que pagar de más? ¿O me sobrarán algunas esta vez?
- ¿Cómo sé si tengo licenciados correctamente los motores? ¿PO? ¿BPC? ¿HANA? ¿BTP? ¿Digital Access?
- ¿Estamos cubiertos con el contrato actual?
Conocer para decidir (y hacer los deberes)
El primer paso que debemos dar para tomar una decisión es obtener la información necesaria para tomarla. Si no, no se trata de una decisión sino de una apuesta, como decíamos arriba. Y las apuestas son arriesgadas.
El licenciamiento de SAP es complejo, pero no por ello hay que resignarse a que cada proceso de auditoría sea un túnel oscuro e impredecible. Como sucede con otro tipo de auditorías externas, lo lógico es realizar nosotros mismos y con tiempo suficiente una auditoría interna previa, detectar errores, corregir deficiencias, y optimizar resultados antes de la auditoría real. De este modo caminamos por una senda conocida y previsible, y hacemos que una auditoría de licencias de SAP sea mucho más sencilla, por no hablar de las oportunidades de optimizar el uso de las licencias contempladas en el contrato.
Si después de todo, nuestra propia auditoría refleja un uso inferior de usuarios, motores o accesos indirectos al que tenemos en el contrato, la situación es perfecta porque podemos afrontar la auditoría de SAP con tranquilidad.
Si por el contrario, encontramos un uso de alguno de los items del contrato mayor del esperado, tenemos tiempo de revisar si hay posibles correcciones que hacer y reducir el uso y ajustarlo al contrato de SAP. En cualquier caso, siempre es necesario llegar a la auditoría oficial de licencias de SAP con los deberes hechos.
Tipos de licencia
SAP, por su enorme variedad de productos, tiene también formas muy diversas de medir el licenciamiento de cada uno. Las principales son:
- Número de usuarios activos (con derecho a ejecutar transacciones, las usen o no)
- Usuarios que realizan de manera efectiva ciertas actividades (por ejemplo el licenciamiento moderno de BPC)
- Uso de motores por tamaño de hardware, como la memoria en HANA o el número de cores en PO.
- Uso de motores por número de objetos procesados, generados, archivados, consultados, etc.
- Accesos indirectos (Digital Access), basado en usuarios externos que acceden al sistema, y el tipo y número de documentos que generan.
- Otros específicos para cada cliente, como los beneficios anuales u otros datos financieros públicos.
¿Y ahora qué? Bien, pues se trata de medir nosotros mismos lo que estamos consumiendo, y compararlo con lo que tenemos en el contrato. No es tarea fácil, pero merece la pena.
Realizar nuestra propia medición
La herramienta inicial para medir la proporciona SAP, con su conocidas transacciones USMM y SLAW2. Desde aquí se consolidan las mediciones de los sistemas SAP tradicionales y quedan guardadas a la espera de que las enviamos a SAP.
Por otro lado, necesitamos conocer lo que no es medible automáticamente para los motores, como el licenciamiento de BPC, los accesos indirectos, el uso de determinados productos de SAP Cloud, etc. Con la experiencia suficiente, esta información puede obtenerse de manera procedimentada y formal.
Pero, ¿cómo puedo saber si realmente estoy consumiendo lo que declaro?
Como hemos señalado, las licencias de usuario de SAP se basan en la asignación de determinadas funciones a los usuarios, es decir, a las autorizaciones que tienen.
Por ejemplo, la mayor parte de funciones de FI, SD o HR pertenecen a la licencia Professional. Parte de las de MM, PP, QM o PS se califican como “Limited Professional” o “Functional”. Las licencias “Employee” o “Productivity” engloban funciones más básicas.
Puede haber una gran diferencia entre las funciones que otorgamos a un usuario y las que realmente ejecuta, y aquí es donde entra la optimización.
Se necesita una herramienta adecuada, como euKaria, desarrollada por Novis Euforia, para comparar estas cuatro dimensiones de las licencias de usuario:
- Licencias en el contrato
- Licencias asignadas
- Licencias medibles por SAP
- Licencias optimizadas basadas en el uso
Pueden representarse estas dimensiones con colores sobre un gráfico de radar con los diferentes tipos de licencia:
Y para aquellos usuarios en los que detectemos diferencias, particularmente entre las dimensiones “auditoría SAP” y “uso real”, realizar un plan para cambiar las licencias asignadas con el fin de optimizar el uso de las mismas, utilizar los tipos en los que nos sobren licencias, y reducir aquéllos en los que nos falten.
Por ejemplo, en el caso de euKaria se generan listados para cada usuario que indican cuál es el tipo real de licencia que deberían tener, comparado con el que tienen y con el que detectaría la auditoría de SAP.
Es más, gracias a la herramienta, podemos obtener el cálculo optimizado de licencia para todos los sistemas medibles, de modo que obtenemos una visión global y compacta del uso de licencias de nuestra organización, y lo que es mejor, tener una lista de acciones concretas para adaptar cada usuario al tipo de licencia optimizado:
Finalmente, sólo queda aplicar los cambios propuestos por la herramienta para que la licencia asignada y las autorizaciones otorgadas estén armonizadas, y afrontar con tranquilidad la auditoría con SAP.
Puedes ver más información sobre nuestros servicios SAP o contactar con nosotros para cualquier duda.